Archivo de un cliente real, antes de la intervención
Digitalización certificada con valor probatorio, OCR para búsqueda instantánea y automatización de procesos documentales. Llevamos su organización a la operación cero papel, alineada con la normativa colombiana vigente.
Es un freno a la competitividad y un riesgo para la gobernanza de su organización. La fricción del papel se traduce en tres pérdidas concretas.
Horas dedicadas a buscar información en silos aislados que restan agilidad a la toma de decisiones y retrasan la respuesta al cliente o al ciudadano.
Documentos extraviados, historiales incompletos y hallazgos en auditorías por falta de trazabilidad y de instrumentos archivísticos actualizados.
Gasto exponencial en metros cuadrados de bodega, custodia, impresión y procesos manuales que no aportan valor al negocio.
No cambiamos su tecnología: diseñamos la solución donde sea que resida su infraestructura, garantizando una transición fluida y segura.
Inventario rotulado a mano · caso real
Un portafolio integral para acompañar a su organización desde el diagnóstico hasta la operación 100% electrónica.
Escaneo de documentos con valor probatorio y reconocimiento óptico de caracteres (OCR: convierte la imagen escaneada en texto buscable) para acceso inmediato a la información.
Diagnóstico, rediseño y acompañamiento en la implementación de su Programa de Gestión Documental, con enfoque en procesos y gestión del cambio.
Automatizamos trámites, aprobaciones y firmas sobre las herramientas que su organización ya usa, sin obligarlo a migrar de plataforma.
Convertimos su archivo histórico en conocimiento consultable: búsqueda semántica, clasificación automática y tableros de control.
Servicio in-house: cuando la información no puede salir de sus instalaciones, montamos la operación completa dentro de su sede, con personal, equipos y controles de Digitaliza.
Hablemos de su proyectoTres fases probadas en proyectos del sector público y privado.
Evaluación del volumen, la criticidad y el estado de conservación del archivo, más el mapeo de procesos actuales para detectar cuellos de botella y riesgos normativos.
Diseño del proceso ideal, definición de flujos sobre sus herramientas digitales preferidas y un plan claro de tiempos y entregables.
Despliegue tecnológico, ejecución de la digitalización y gestión del cambio para asegurar la adopción total del equipo y la mejora continua del sistema.
Cada proyecto se estructura sobre los instrumentos y estándares que exige el Archivo General de la Nación, de modo que la digitalización respalde jurídicamente su operación.
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo robustos y auditables que garantizan la integridad y autenticidad de cada expediente.
Tablas de Retención y Valoración Documental configuradas e integradas directamente en el sistema y en la estructura del escaneo.
Alineación con el Programa de Gestión Documental y con los requisitos de digitalización con fines probatorios, para respaldar una operación 100% electrónica.
Somos una empresa colombiana dedicada a proyectos de gestión documental, con fortaleza en escaneo de documentos con valor probatorio y característica OCR para el acceso inmediato a la información.
Acompañamos a organizaciones de todos los sectores que necesitan migrar su información de físico a digital, resolver problemas de espacio o cumplir requisitos normativos y de auditoría.
Nos adaptamos a la plataforma que su organización ya usa: integramos las herramientas existentes en lugar de imponerle una nueva, y diseñamos la solución donde sea que resida su infraestructura.
El futuro es digital, y su información también debe serlo.
Agendar una conversaciónEscríbanos y le respondemos con una propuesta de diagnóstico sin costo para su organización.
